Video vergaderen: de sleutel tot een moderne vergadercultuur

Video vergaderen is hét instrument om de eerste stap te zetten naar een moderne vergadercultuur. Tegenwoordig begrijpt iedere organisatie hoe belangrijk het is om zich flexibel en wendbaar op te stellen. Toch is dit vaak nog niet het geval. Wanneer je met jouw organisatie de vertaalslag maakt naar een toekomstgericht vergadersysteem ben je beter in staat om te gaan met plotselinge veranderingen en nieuwe (online) manieren van samenwerken. Wil je weten hoe je de eerste stappen zet in de digitale transformatie naar een moderne organisatie? Lees dan snel verder.

Zie hybride vergaderen als een kans

Hybride vergaderen vraagt om nieuwe manieren van online samenwerken, een andere denkwijze en het gebruikmaken van nieuwe, slimme vergaderoplossingen. Hybride vergaderoplossingen bieden een digitale transformatie de perfecte basis om als organisatie beter in te spelen op veranderingen en zo een flexibele organisatie te worden.

Waar een organisatie met een verouderd vergadersysteem nauwelijks tot langzaam kan reageren op veranderingen binnen de huidige organisatiestructuur, ben je als flexibele organisatie met een nieuw, hybride vergadersysteem uitermate geschikt om snel te veranderen en te reageren op invloeden van buitenaf. Flexibele organisaties zien de overstap naar een hybride vergadersysteem als een kans, niet als een bedreiging. De primaire focus ligt bij de klant. En doordat de klant steeds hogere verwachtingen heeft, dien je daar als organisatie op in te spelen.

Door de inzet van hybride vergaderoplossingen stel je jouw organisatie in staat om concurrentievoordeel op te doen t.o.v. andere organisaties. Je kunt namelijk altijd beschikken over de input van je medewerkers, ook al werken ze op kantoor, thuis of onderweg. Ook zorgen de vergaderoplossingen ervoor dat je als organisatie continu kunt blijven innoveren, rekening houdend met de technologische ontwikkelingen. Hierdoor kun je beter inhaken op de veranderde behoeften van je medewerkers en weet je ze beter te behouden. En met een hybride vergadersysteem heb je een grotere kans om talent aan te trekken. Zij kunnen er namelijk voor kiezen om deels op kantoor, thuis of onderweg te willen werken. Ideaal!

Hybride vergaderen in combinatie met de Cloud voor een effectieve werkwijze

Voorheen maakte veel organisaties gebruik van virtualisatietechnologieën om locatie onafhankelijk te werken en vergaderen. Tegenwoordig heb je vergaderoplossingen die het mogelijk maken voor jouw medewerkers om hybride te vergaderen. Dat gegeven in combinatie met het werken in de Cloud maakt het een uitermate geschikte werkwijze voor jouw organisatie. Deze werkwijze stelt je in staat bedrijfsprocessen gemakkelijker te automatiseren en nieuwe processen te implementeren. En dat terwijl je medewerkers zowel op kantoor, thuis als onderweg altijd deel kunnen nemen aan belangrijke vergaderingen.

Hybride vergaderen zorgt voor betrokkenheid onder alle medewerkers en een platte organisatiestructuur

Hiërarchie. Het blijft een begrip dat de gemoederen binnen een organisatie bezig blijft houden. Het zorgt ervoor dat verschillende soorten medewerkers en afdelingen van elkaar worden gescheiden. En dat belemmert het horizontaal delen van kennis en informatie binnen de organisatie. Managers van verschillende soorten afdelingen hebben de neiging informatie voor zichzelf te houden en de eigen afdeling voorrang te verlenen. Daarnaast zijn er ook nog de budgetkwesties die uitmonden in een strijd tussen de afdelingen. Iedere afdeling wil namelijk zijn aandeel hebben in het grotere geheel.

Maar hoe voorkom je deze onnodige belemmeringen? Dat doe je door een platte organisatiestructuur te hanteren waar alle medewerkers en afdelingen gerund worden als een geheel. Zorg ervoor dat de informatiestroom niet enkel horizontaal verloopt maar ook verticaal. Je medewerkers zijn weliswaar onderverdeeld in verschillende afdelingen maar hebben nog steeds de prioriteiten die niet afwijken van het bedrijfsbelang.

Hanteer je een platte structuur dan impliceer je een minder top-down manier van leidinggeven en dat zorgt voor meer autonomie onder je afdelingen en medewerkers, een grotere mate van betrokkenheid en het pakken van verantwoordelijkheid, het af en toe overplaatsen van medewerkers naar een andere afdeling om het wij-zij denken voor te zijn, medewerkers met verschillende vaardigheden samenbrengen en gezamenlijk naar een doel toe laten werken en dat medewerkers niet worden afgerekend op uren maar op het geleverde werk.

Hybride vergaderen zorgt voor een hoge mate van flexibiliteit en zelfstandigheid

De transformatie naar hybride vergaderen draagt indirect bij aan een flexibele manier van denken. Jouw medewerkers zien namelijk in dat veranderen écht kan. Door hybride te vergaderen raken je medewerkers gewend aan flexibiliteit, constant veranderende situaties en een hogere mate van zelfstandigheid (werkplek en werktijden). Dit is het ideale moment om met jouw organisatie door te pakken en je medewerkers mee te nemen in de flexibele denkwijze om de vaardigheden van iedereen binnen jouw organisatie verder uit te bouwen.

Een belangrijk aandachtspunt daarbij is de ontwikkeling van je medewerkers. Zij moeten niet bang zijn voor onzekerheden, durven te falen en gaan geen uitdaging uit de weg. Omdat de wereld van vergaderoplossingen niet stil blijft staan is het van belang dat je medewerkers zich ook ontwikkelen op technisch vlak. Zij zijn hierdoor beter in staat zichzelf en teams te sturen. En dat draagt bij aan het ontplooien van de flexibele denkwijze en vaardigheden van je medewerkers binnen je organisatie. Op die manier realiseer je de eerste stappen van de transformatie naar een flexibele, moderne organisatie.

Wil jij jouw ideale vergaderruimte(s) samenstellen? Dat kan! 

Bij NXToffice is het mogelijk om jouw ideale vergaderruimte(s) samen te stellen en daar advies over te vragen aan onze specialisten. Zo kom jij erachter welke vergaderoplossingen het meest geschikt zijn voor jouw vergaderruimte(s). En kun je hybride vergaderen als instrument in gaan zetten bij de transformatie naar een moderne organisatie.

Welke internetsnelheid heb je nodig voor de netwerk switch?

De internetsnelheid van je netwerk switch op kantoor is erg belangrijk. Je hebt op kantoor namelijk een hogere internetsnelheid nodig dan thuis. Logisch ook, want op kantoor zijn meerdere medewerkers actief op het zakelijke netwerk. 1 Gbps waar de meeste netwerk switches op werken is daarom onvoldoende. Ben je van plan om servers of Wi-Fi 6 access points aan te sluiten op de netwerk switch? Dan adviseren we je te kiezen voor een multigigabit netwerk switch. Waarom? Deze netwerk switch werkt namelijk met internetsnelheden tussen de 2,5 tot 10 Gbps. Zo beschik je altijd over hoge internetsnelheden op kantoor en bekijk je alle bestanden op de server razendsnel. Ook wanneer er meerdere medewerkers tegelijkertijd actief zijn op het zakelijk netwerk.

Breid je kantoornetwerk eenvoudig uit en kies de juiste netwerk switch(es) voor jouw organisatie! 

Altijd en overal op kantoor over de gewenste, maximale internetsnelheid beschikken? Neem geheel vrijblijvend contact op met onze experts en kies de netwerk switch die bij jou organisatie én strategie past.