De boardroom is ooit ingericht voor presentaties: een lange tafel, het scherm aan de kopse kant. Tegenwoordig zitten er vier mensen aan tafel en drie online, en wordt er vooral gebrainstormd. De helft zit met de rug naar de camera. Het glas en de harde vloer zorgen voor galm, en online hoort niemand wie er praat. Dat ligt niet aan de techniek. De ruimte past niet meer bij hoe je hem gebruikt.

Waarom de inrichting bepaalt hoe je vergadert

De opstelling van een vergaderzaal bepaalt hoe mensen samenwerken. Wie zit waar, wie ziet het scherm, en wie valt buiten beeld? Veel vergaderruimtes zijn ontworpen voor één doel en worden nu voor drie andere gebruikt. Dat merk je direct aan de dynamiek: mensen haken af, discussies lopen stroef, en online deelnemers worden toeschouwers.

Wat maakt een vergaderruimte akoestisch goed?

Een akoestische vergaderruimte dempt galm en houdt geluid van buiten tegen, zodat stemmen helder overkomen. Dat is in de ruimte zelf prettig, maar het is nog belangrijker voor wie online meedoet. Een microfoon pikt elke weerkaatsing op. Daarom kijken we naar:

• Harde oppervlakken. Glas, beton en lege wanden weerkaatsen geluid. Akoestische panelen, wandbekleding of een tapijt maken direct verschil.

• De vorm van de ruimte. Lange, smalle ruimtes vragen om een andere microfoonopstelling dan vierkante.

• Geluid van buiten. Een vergaderruimte naast de koffiecorner of de printer heeft extra demping nodig.

De juiste opstelling per type ruimte

Wat betekent dit voor jouw rol?

• Directie: de vergaderruimte is de eerste indruk voor medewerkers én voor gasten.

• HR: een ruimte die past bij haar doel maakt mensen betrokkener bij het overleg.

• Facilitair: de juiste opstelling vermindert dagelijks de klachten en aanpassingen.

Inrichting en techniek in één ontwerp

Meestal komen akoestiek, meubilair en techniek van drie verschillende partijen, en sluiten ze niet op elkaar aan. Wij ontwerpen de inrichting samen met onze partner Liviza. Onze eigen engineers stemmen de camera, microfoons en het scherm daarop af. Zo past de techniek bij de ruimte, in plaats van andersom.

Veelgestelde vragen over de akoestiek in vergaderruimtes