De klant zit klaar en het Teams-gesprek moet beginnen. Maar het scherm vindt de laptop niet, en de camera hangt in een update van drie maanden geleden. Vijf minuten zoeken naar kabels en instellingen, terwijl iedereen wacht. Een vergaderruimte is pas goed als hij elke keer gewoon werkt. Daarom stopt ons werk niet bij de installatie. Wij beheren je audiovisuele apparatuur, zodat jouw medewerkers alleen nog op 'start' hoeven te drukken.

Wat is beheer van een vergaderruimte?

Beheer van een vergaderruimte houdt in dat een vaste partij je audiovisuele apparatuur bijhoudt: schermen, camera's, microfoons en systemen voor draadloos presenteren. Die partij houdt de firmware up-to-date, bewaakt de apparaten op afstand en lost storingen op. Dat gebeurt op afstand of op locatie. Bij nxtoffice leggen we dat vast in een onderhoudsovereenkomst, als aanvulling op de oplossing die je bij ons afneemt.

Wat ons beheer van audiovisuele oplossingen inhoudt

• Installatie en configuratie. Een goede AV-installatie begint bij de inrichting. Ons Service & Support team installeert de systemen en stelt ze nauwkeurig in. Zo werkt alles vanaf de eerste vergadering zoals jij het wilt.

• Altijd up-to-date firmware. Verouderde firmware is een van de meest voorkomende oorzaken van haperende camera's en schermen die niet koppelen. Wij plannen updates periodiek en in overleg met jou, in de avonduren. Jij hoeft er niets voor te doen, en niemand heeft er overdag last van.

• Beheer op afstand via ons device management portal. We voegen je audiovisuele apparatuur toe aan ons device management portal. Zo zien we hoe je systemen erbij staan. Ongeveer 95% van de problemen lossen we op afstand op, vaak voordat iemand een tweede poging heeft gedaan om het scherm te koppelen.

• Op locatie als het moet. Lukt het niet op afstand? Dan staat een van onze eigen engineers binnen twee werkdagen bij je op locatie om het probleem te verhelpen.

• Ondersteuning bij instellingen en software. Een aangepaste vergaderopstelling, een softwareprobleem of een vraag over het gebruik: ons team helpt je verder.

Storing in je vergaderruimte? Zo meld je hem

Onze servicedesk is op werkdagen bereikbaar van 08:30 tot 17:00 uur.

• Bel 088 - 566 70 20.

• Mail support@nxtoffice.nl.

Binnen acht uur reageren we op je melding en zetten we de acties in gang die nodig zijn. Daarna gaat het in deze volgorde:

• Melding. Je belt of mailt, en we registreren de storing.

• Op afstand. We kijken via het portal mee en lossen het waar mogelijk direct op.

• Op locatie. Lukt dat niet, dan komt binnen twee werkdagen een engineer langs.

• Terugkoppeling. Je hoort van ons wat er aan de hand was en wat we hebben gedaan.

Wat wij van jou nodig hebben?

Goed beheer werkt van twee kanten. Om je vergaderruimte draaiend te houden, vragen we vier dingen:

• Een stabiel netwerk en stroomvoorziening voor je audiovisuele apparatuur. Twijfel je over je netwerk? Ook daar helpen we bij, zie Netwerk & security. 

• Toegang tot de locatie voor onderhoud en storingen.

• Akkoord om je systemen toe te voegen aan ons device management portal.

• Akkoord om het systeem op afstand over te nemen als dat nodig is om een storing op te lossen.

En als een onderdeel echt defect is?

Soms is een storing geen instelling of software, maar hardware: een kapotte camera of een defect onderdeel van het scherm. Dan schakelen wij de fabrikant in en regelen we het contact. Jij hoeft dus niet zelf achter de fabrikant aan. Voor de reparatie zelf gelden wel de voorwaarden en doorlooptijden van de fabrikant. Die kun je bij ons opvragen.

Veelgestelde vragen over beheer van je vergaderruimte