Het overleg was goed. Er is van alles besproken, maar een week later weet niemand meer precies wie wat zou doen. Eén collega heeft half meegeschreven, de rest vertrouwde op elkaar. Het resultaat: een vervolgmeeting om de vorige door te nemen.

Wat doen AI-tools in een meeting?

AI-tools in Microsoft Teams en Google Meet zetten het gesprek tijdens de meeting om in tekst. Na afloop maken ze een samenvatting en een lijst met actiepunten, met wie wat doet. Niemand hoeft nog te notuleren, dus iedereen houdt de aandacht bij de inhoud. En wie er niet bij was, leest in twee minuten wat er besloten is.

Wat heb je nodig om met AI te vergaderen?

Door AI op een veilig en verantwoorde manier in te zetten in je vergaderruimtes kun je een hoop kostbare tijd winnen. Hieronder leggen we aan je uit wat je hiervoor nodig hebt:

• De juiste licentie. AI-functies zitten in specifieke Microsoft 365- of Google Workspace-licenties. [check: noem de actuele licenties niet bij naam zonder controle]

• Goede audio. Een transcriptie is zo goed als wat de microfoon hoort. Galm en slecht bereik leveren een onbruikbare samenvatting op. Daar begint AI-ready vergaderen.

• Een vergaderruimte die het ondersteunt. In een Teams Room herkent het systeem wie er in de ruimte spreekt. Dat maakt de samenvatting completer. [check: functie per systeem]

• Afspraken over gebruik. Wanneer neem je op, wie heeft toegang tot de transcripties, en hoe lang bewaar je ze? Leg dat vast voordat je begint.

Wat betekent dit voor jouw rol?

Per rol is het goed om te weten wat het professioneel inrichten van je vergaderruimtes aan resultaat oplevert. Hieronder schetsen wij een drietal voorbeelden waar we dagelijks mee te maken hebben en in adviseren.

• Directie: minder vergaderen en meer gedaan krijgen, dat is de belofte van slimme AI-tools.

• HR: minder ergernis, meer betrokkenheid en duidelijke afspraken na elke meeting.

• IT: AI-tools werken samen met je bestaande Microsoft- of Google-omgeving.

Veelgestelde vragen over AI-tools in de vergaderruimte