Scannen naar e-mail, SharePoint of OneDrive: hoe werkt het?

Een document inscannen, naar jezelf mailen, downloaden en vervolgens opslaan in de juiste map. Het zijn handelingen die op zichzelf weinig tijd kosten, maar gedurende een werkdag behoorlijk kunnen oplopen. Zeker wanneer er dagelijks veel documenten worden verwerkt. Gelukkig kan dat eenvoudiger. Met cloud scanning stuur je documenten rechtstreeks vanaf je printer naar de juiste digitale bestemming.

Wat is cloud sanning?

Cloud scanning is een manier om papieren documenten digitaal te verwerken en rechtstreeks naar een online opslaglocatie of applicatie te versturen. Je hoeft een document dus niet eerst naar jezelf te mailen om vervolgens handmatig op te slaan. 

Met software zoals iXware Cloud Scanning kan dit direct vanaf een multifunctionele printer (MFP). Via het bedieningspaneel kies je waar het document naartoe moet en wordt de scan via de cloud verwerkt. 

Scannen naar e-mail, SharePoint of OneDrive

Afhankelijk van de inrichting en de gebruikte applicaties kun je documenten naar verschillende bestemmingen sturen: 

• Scannen naar e-mail: verstuur een gescand document rechtstreeks naar een e-mailadres.

• Scannen naar SharePoint: sla documenten op binnen een SharePoint-omgeving, zodat collega's deze centraal kunnen terugvinden.

• Scannen naar OneDrive: stuur documenten rechtstreeks naar een persoonlijke opslagomgeving in Microsoft 365.

• Scannen naar Teams: maak documenten beschikbaar binnen de digitale samenwerkingsomgeving van je organisatie. 

Ook koppelingen met bijvoorbeeld Google Drive, Dropbox en verschillende bedrijfsapplicaties behoren tot de mogelijkheden. 

Meer dan alleen documenten scannen

Met iXware kun je het scanproces verder vereenvoudigen. Zo maakt OCR-technologie het mogelijk om tekst in gescande documenten te herkennen waardoor documenten beter doorzoekbaar worden.

Daarnaast zijn er mogelijkheden om bestanden automatisch te converteren, lege pagina's te verwijderen en documenten in de juiste mappen op te slaan. Hierdoor wordt scannen niet alleen eenvoudiger, maar sluit het ook beter aan op de bestaande werkprocessen. 

Minder handelingen, meer overzicht

Een goed ingericht scanproces voorkomt dat medewerkers documenten meerdere keren moeten verwerken of handmatig moeten verplaatsen. Bij nxtoffice kijken we daarom niet alleen naar de multifunctionele printer, maar ook naar de software en de manier waarop documenten binnen jouw organisatie worden verwerkt. Met oplossingen zoals iXware zorgen we ervoor dat scannen aansluit op de digitale werkomgeving.