Online vergaderen en samenwerken. Het is de orde van de dag binnen het bedrijfsleven. Inmiddels werkt een groot deel van Nederland weer veelvuldig op kantoor. Daarentegen is het deels thuiswerken ook door een groot deel van de werknemers positief bevallen. Veel bedrijven worstelen met het faciliteren van kwalitatieve online vergaderingen waar alle medewerkers zowel thuis als op kantoor zich betrokken bij voelen. In dit artikel geven we je graag praktische handvatten waarmee je online vergaderen tot een succes maakt.
Direct persoonlijk advies van onze expertHoe ben je de afgelopen tijd in contact gebleven met collega’s en klanten? Juist, door online met elkaar te spreken. Dat online vergaderen ooit zo’n hype zou worden had vrijwel niemand gedacht. En dan nog niet eens gesproken over alle andere mogelijkheden die een samenwerkingsapplicatie als Microsoft Teams omvat. Maar hoe gaat dat dan nu verder? Nu een groot deel van werkend Nederland zich op kantoor bevindt en het andere deel de voorkeur geeft aan deels thuiswerken. Wat is dan de beste wijze om met elkaar in contact te blijven? Het antwoord is simpel: online vergaderingen. Overvolle vergaderruimtes zorgen voor chaos en minder productiviteit. Daarnaast komen werknemers die ver moeten reizen niet meer voor één vergadering naar kantoor. Slimme vergaderoplossingen met een Microsoft Teams integratie bieden hierin de uitkomst.
De ideale vergaderruimte is voorzien van een (groot) scherm bestuurd met een eigen computer zodat je vervolgens handmatig op je Microsoft Teams kan inloggen en online kunt vergaderen. Daarom zijn een webcam, soundbar en speaker ook zeer raadzaam om toe te voegen aan je vergaderruimte(s). Bij de keuze van een scherm overweeg je of je alleen beeld nodig hebt of dat je bijvoorbeeld ook op een digitaal whiteboard aantekeningen wilt maken. In dat laatste geval kies je voor een interactief scherm. Wil je toch liever gebruik maken van het traditionele whiteboard in de ruimte, kies dan voor een content camera zodat alle deelnemers kunnen meekijken. De grootte van het scherm is geheel afhankelijk van de ruimte die je beschikbaar hebt. De schermen van i3touch & Dahua zijn hier uitermate geschikt voor.
Wil je meer dynamiek op de werkvloer tijdens online vergaderingen? Kies dan voor een verrijdbaar scherm zoals het Yealink Meetingboard beschikbaar in zowel 65 als 86 inch formaat.
De webcam zorgt ervoor dat je goed zichtbaar bent voor de andere deelnemers tijdens jouw online vergaderingen. ‘Webcam’ is een vrij breed begrip en zijn er veel opties. Afhankelijk van de grootte van je vergaderruimte(s) en dus het maximaal aantal personen maak je daarin een keuze. Je hebt webcams die afgaan op geluid zodat degene die spreekt altijd goed in beeld is. Daarin heb je ook weer verschillende gradaties. De één kan namelijk beter optisch zoomen dan de ander. Vaak zijn de webcams handmatig in te stellen zodat je altijd het gewenste beeld hebt. Ideaal!
Mogen we je stiekem toch advies geven? Dan zouden wij kiezen voor de Yealink UVC86 4K camera.
Dankzij een goede soundbar zorg je ervoor dat iedereen in de vergaderruimte(s) goed kan verstaan wat er aan de andere kant van de lijn gezegd wordt. In de meeste gevallen wordt gekozen voor een standaard soundbar zoals de Yealink Mspeaker II. Deze is geschikt voor vergaderruimtes tot 10 personen. Boven de 10 personen verspreid je het geluid vaak over de ruimte met meerdere soundboxen en/of plafond microfoons, zoals de Yealink VCM38. Speakers zijn een onmisbaar onderdeel van je vergaderruimte(s). Zeker als je regelmatig met meer dan twee personen tegelijk vanuit dezelfde ruimte online vergadert.
Is jouw vergaderruimte al voorzien van één of meerdere van deze bovenstaande componenten dan ben je al goed op weg! Het is zeker de moeite waard te overwegen meerdere onderdelen aan te schaffen. Wil je klein beginnen? Start dan met de aanschaf van een speaker of collaboration bar. Zo zijn in ieder geval alle deelnemers in een vergaderruimte goed verstaanbaar, ook wanneer je op afstand zit. De speakers van een laptop of pc zijn vaak niet krachtig genoeg om iedereen verstaanbaar te maken. Waarom de collaboration bar een goede toevoeging zal zijn voor jouw online vergaderingen leggen we je later in deze blog uit. Heb je nog helemaal niets van bovenstaande gefaciliteerd in jouw vergaderruimte? Ook dat is helemaal niet erg. Het is namelijk nooit te laat om te beginnen met een goed ingerichte fysieke vergaderruimte waardoor alle online vergaderingen straks soepel verlopen.
Technologie en innovatie zijn van onschatbare waarde voor het faciliteren van online vergaderingen bij jou op de werkvloer. De ontwikkelingen binnen de technologie volgen zich in rap tempo op. Microsoft introduceerde afgelopen jaar namelijk Microsoft Teams Rooms. Via het Microsoft Teams Room panel start je met één klik op de knop een Microsoft Teams Meeting. Of je plant via je eigen laptop of computer een meeting in, waarbij je de vergaderruimte uitnodigt waar het Microsoft Teams Rooms panel staat. Je loopt vervolgens de ruimte binnen en start de meeting door te klikken op jouw meeting op het panel. De deelnemers thuis krijgen een melding dat de vergadering is gestart en kunnen met één klik deelnemen.
Mocht je van bovenstaande nog geen gebruikmaken? Geen probleem. Wij nemen je graag mee in hoe je deze onnodige belemmeringen kunt voorkomen. En jij op een hoog niveau online kunt vergaderen. Dat doe je door een platte organisatiestructuur te hanteren waar alle medewerkers en afdelingen gerund worden als een geheel. Zorg ervoor dat de informatiestroom niet enkel horizontaal verloopt maar ook verticaal. Je medewerkers zijn weliswaar onderverdeeld in verschillende afdelingen maar hebben nog steeds de prioriteiten die niet afwijken van het bedrijfsbelang.
Hanteer je een platte structuur dan impliceer je een minder top-down manier van leidinggeven en dat zorgt voor meer autonomie onder je afdelingen en medewerkers, een grotere mate van betrokkenheid en het pakken van verantwoordelijkheid, het af en toe overplaatsen van medewerkers naar een andere afdeling om het wij-zij denken voor te zijn, medewerkers met verschillende vaardigheden samenbrengen en gezamenlijk naar een doel toe laten werken en dat medewerkers niet worden afgerekend op uren maar op het geleverde werk.
Onze IT-beheerders hebben met Microsoft Teams Rooms veel minder gedoe. Het maakt niet meer uit welke device een medewerker heeft, iedereen met een Microsoft Teams licentie kan een vergadering inplannen en starten. Het beheer en de configuratie van deze bars gaat vanuit de Microsoft 365 admin portal.
Yealink, onze vaste leverancier op het gebied van vergaderoplossingen, blijft innoveren. Onlangs hebben zij de all-in one collaboration bar geïntroduceerd: ‘Yealink MeetingBar A20 & A30'. Deze meeting bar in combinatie met de Yealink Wireless Presentation Pod (WPP30) maakt het mogelijk draadloos vanaf je device te presenteren naar het grote scherm. De MeetingBar is voornamelijk geschikt voor de kleinere vergaderruimtes (tot 5 personen).
Je hebt in deze blog kunnen lezen welke apparatuur een absolute must is voor je vergaderruimte(s) zodat je straks op een praktische en snelle manier kan vergaderen met je collega’s en klanten thuis. Maar waar begin je? Als je al een ingerichte vergaderruimte hebt dan begin je altijd met het inventariseren van de aanwezige hardware. Misschien heb je net een nieuw scherm hangen. Wat wil je nog “hergebruiken” en wat wil je vervangen? Is jouw vergaderruimte nog helemaal leeg dan is het belangrijk de ruimte goed te analyseren. Galmt het? Hoeveel personen kunnen er maximaal in? Kunnen de muren een scherm dragen? Wat is de maximale afstand tussen de webcam en persoon in de ruimte?
Tip! Het analyseren van de ruimte moet goed gebeuren. Daarom is het altijd fijn hulp van een expert in te schakelen zodat je uiteindelijk goede keuzes kan maken.
Als je deze punten inzichtelijk hebt dan kun je op basis daarvan bepalen welke apparatuur geschikt is voor jouw vergaderruimte. En dan bedoelen we niet óf één van bovengenoemde apparatuur geschikt is, maar welke variant. Een groot scherm in een kleine ruimte is natuurlijk geen optie en een camera die de persoon achterin niet in beeld kan brengen ook niet. Gelukkig zijn er verschillende bundels beschikbaar om het jou makkelijker te maken. Deze zijn samengesteld op type en grootte van de vergaderruimte.
Ben je benieuwd welke bundels dit zijn? Of wil je meer informatie over onze innovatieve vergaderoplossingen? Onze specialisten komen graag met je in contact om je te voorzien van een persoonlijk advies op maat.
Plan een gratis adviesgesprek in