Menu

Managed Print Services (MPS): de slimme route naar een efficiënte, veilige en toekomstbestendige werkplek

DV 1086 (1)
Bram CTA
Bram Sommerdijk
30 oktober 2025
Printen voelt voor veel bedrijven als een noodzakelijk kwaad. Je weet dat het geld kost, dat het tijd kost en dat niemand écht weet wie wat print of waarom. Je vermoedt dat er veel te besparen valt, maar het ontbreekt aan overzicht, controle en duidelijke processen. En precies daar maakt Managed Print Services (MPS) het verschil. Geen losse printers, geen versnipperde contracten, geen verborgen kosten, maar één centraal, slim en schaalbaar systeem dat je printomgeving organiseert zoals een moderne werkplek hoort te werken: sneller, slimmer & anders.

Wat is Managed Print Services?

MPS is een totaaloplossing waarbij het volledige beheer van je print- en documentomgeving wordt overgenomen en geoptimaliseerd.
In plaats van losse printers, losse toners en losse problemen krijg je:

  • Eén aanspreekpunt
  • Eén beheerd ecosysteem
  • Doorlopende monitoring
  • Slimme data-analyses
  • Automatisering rondom printen en documentstromen

MPS gaat dus niet over printers, maar over efficiëntie, veiligheid en digitalisering binnen je organisatie.

Wat kun je met MPS in je organisatie verbeteren?

1. Grip op kosten en verbruik

  • Inzicht in printgedrag per afdeling of gebruiker
  • Elimineren van onnodige apparaten en verspilling
  • Automatische aanvulling van toner/verbruik
  • Tot 30% kostenbesparing bij optimalisatie (Xerox benchmark)

2. Efficiëntere workflows

  • Documenten scannen direct naar systemen zoals Teams, SharePoint en ERP
  • Minder handmatige stappen → minder fouten
  • Workflows automatiseren vanuit je multifunctionals

3. Verbeterde IT-beveiliging

  • Pull-printing: printopdrachten worden pas vrijgegeven met pas of code
  • Automatische firmware-updates
  • Beveiligde opslag en versleutelde datastromen

4. Duurzaam werken zonder gedoe

  • Minder papier
  • Energiezuinige devices
  • Toner- en materiaalrecycling
  • CO₂-compensatieprogramma’s

Wat zijn de voordelen ten opzichte van traditionele printomgevingen?

Ouderwetse printomgeving Met Managed Print Services
Losse printers en contracten Eén beheerplatform
Geen inzicht in gebruik Data-dashboards & rapportages
Veel storingen → hoge IT-druk Proactief onderhoud, minder tickets
Handmatig bestellen van supplies Automatische levering
Hoge energiekosten Slimme, efficiënte devices
Onveilige afdrukstroom Secure print & user-authenticatie

Hoe dit er in de praktijk uitziet

Stel je voor: je organisatie heeft tien printers verspreid over verschillende afdelingen. Iedereen print maar wat, cartridges raken op zonder waarschuwing, facturen komen op verschillende momenten binnen, en IT besteedt onnodig veel tijd aan support.

Na implementatie van MPS ziet dat er zo uit:

  • Minder apparaten, maar beter geplaatst en efficiënter
  • Toner wordt automatisch geleverd voordat hij op is
  • Printpersoneel logt in met badge → geen privacy-risico’s
  • IT hoeft bijna niets meer te doen
  • Je krijgt maandelijks één overzichtelijke rapportage
  • Papierverbruik daalt met 20 tot 40%

En het belangrijkste: méér focus op je core business, minder operationele rompslomp.

Hoe ziet een MPS-implementatie door nxtoffice eruit?

Stap 1: Print Assessment

Analyse van:

  • huidige volumes
  • kosten
  • workflows
  • devices
  • security

Stap 2: Data omzetten naar inzicht

Je krijgt een overzicht met:

  • besparingspotentieel
  • inefficiënties
  • veiligheidsrisico’s
  • verduurzamingskansen

Stap 3: Device-optimalisatie

Slimme herindeling:

  • minder apparaten
  • betere performance
  • lagere kosten

Stap 4: Workflow-automatisering

Documentstromen digitaliseren:

  • scannen → cloud
  • automatisch routeren
  • minder handmatig werk

Stap 5: Continu verbeteren

Met monitoring en rapportages blijf je optimaliseren:

  • minder verbruik
  • lagere kosten
  • minder IT-tickets
  • hogere productiviteit

Wil jij direct inzicht in hoe jouw printomgeving presteert én waar je kunt besparen? Ontvang binnen 48 uur duidelijkheid over besparing, efficiëntie en de beveiliging van jouw printomgeving. 

Vraag hier je gratis PrintScan aan

FAQ

Kan MPS geïntegreerd worden met Microsoft 365?

Ja, workflows kunnen worden gekoppeld met Teams, SharePoint en andere 365-apps.

Is MPS alleen interessant voor grote organisaties?

Nee, juist MKB-organisaties profiteren van de kostenbesparing en ontzorging.

Moet ik nieuwe printers aanschaffen?

Niet altijd. Vaak kan een deel van je bestaande printerpark worden geïntegreerd.

Hoe snel zie je resultaat?

Vaak binnen enkele weken al zichtbaar in kosten, verbruik en efficiëntie.