Het is geen publiekelijk geheim meer dat een groot deel van de mensen gedeeltelijk thuis en op kantoor werkt. Dat biedt organisaties de mogelijkheid om hun kantoorruimte te transformeren. Zo ben je in staat tientallen procenten te besparen op je onroerend goed en energiekosten. Echter moet je wel goed beseffen dat jouw kantoorruimte een belangrijke plek is waar jouw medewerkers samenwerken, samenkomen, de organisatiecultuur ervaren en vormen, zichzelf ontwikkelen en klanten ontmoeten.
Des te meer reden om te investeren in een hybride kantooromgeving. Nog voordat de coronacrisis zijn intrede deed bedroegen de kosten van een werkplek ongeveer €10.000 euro per jaar. Dat wil zeggen dat je een succesvolle overstap naar een hybride werkomgeving gerust kunt beschouwen als een productieve, innovatieve, creatieve en vitale investering. Daarnaast brengt deze transformatie ook nog vele voordelen met zich mee. Een succesvolle overstap naar een hybride kantoor zorgt er namelijk voor dat medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatie. Er vinden waardevolle gesprekken plaats die nieuwe inzichten geven. En voelen vooral jongere werknemers zich sneller thuis in deze excellente werkomgeving.
Hybride – en dus locatieonafhankelijk vergaderen is mogelijk gemaakt door de technologie anno nu. Deze technologie moet feilloos werken om het gehele concept: hybride vergaderen te laten werken. Vergaderruimtes die ingericht zijn met de juiste oplossingen zoals interactieve touchschermen, meetingbars, 4K camera’s, microfoons en voorzien zijn van kwalitatieve vergadersoftware zorgen ervoor dat de medewerkers op kantoor het hybride vergaderen niet als een last ervaren. Je moet er wel voor zorgen dat de vergaderruimtes gemakkelijk te reserveren zijn door middel van een naadloos geïntegreerd vergadersysteem. Daarmee kunnen jouw medewerkers zelf hun aanwezig op kantoor aangeven, vergaderruimtes en werkplekken reserveren en zien welke collega’s wanneer op kantoor zijn. En dat zal ervoor zorgen dat de medewerkers die thuiswerken zich meer betrokken dan ooit voelen.
Wil je de overstap maken naar een hybride kantooromgeving of zit je er middenin? Dan is het van belang om verschillende vergader – en werkruimtes te creëren. Houd er rekening mee dat medewerkers thuiswerken wanneer zij zich willen focussen op belangrijke taken. Daarom is het vooral belangrijk om verschillende type vergaderruimtes te realiseren waar er naadloos geschakeld kan worden tussen medewerkers op kantoor en thuis.
Het is gebleken dat 2/3e van de medewerkers die thuis deelnemen aan een online vergadering zich minder betrokken voelen dan de medewerkers op kantoor. Veel bedrijven vragen zich af hoe ze hybride vergaderingen kunnen optimaliseren zodat de thuiswerkers zich meer betrokken voelen. Het verschil tussen op kantoor – en thuiswerken moet immers minimaal zijn. Daarom is het van belang dat je jouw vergaderruimtes zo gebruiksvriendelijk mogelijk inricht en de kwaliteit van beeld en geluid optimaal is. Wij adviseren dan ook te kiezen voor slimme vergaderruimtes die niet alleen geschikt zijn voor hybride te vergaderen, maar ook voor brainstormsessies en andere belangrijke bijeenkomende sessies. Een slimme vergaderruimte creëren hoeft niet veel geld te kosten. Voor kleine tot middelgrote vergaderruimtes bieden wij namelijk bijpassende, budgetvriendelijke oplossingen aan zoals één van de interactieve touchschermen van i3Touch, gecombineerd met een klein vergadersysteem. Voor middelgrote tot grote vergaderruimtes adviseren we te kiezen voor één van de interactieve touchschermen van i3Touch, gecombineerd met een groot vergadersysteem.
Heb je veel medewerkers, dan heb je veel medewerkers met verschillende wensen en behoeften. Toch is het belangrijk dat je bij het invoeren van een hybride werkomgeving duidelijke afspraken maakt en iedereen daarbij betrekt. Denk aan verplichte kantoordagen of een level playing field, waar de medewerkers op kantoor deelnemen aan de vergadering op hun eigen device. Let er wel op dat je niet te veel regels van bovenaf oplegt. Maar laat de samenwerkende teams zichzelf sturen en afspraken maken om te kijken wat het beste werkt voor iedereen. Iedere medewerker is anders en heeft andere behoeften, dus onthoudt dat persoonlijk maatwerk altijd beter werkt dan één oplossing voor de gehele organisatie.
Wat je ook kunt overwegen als werkgever is het aanpassen van de kantooruren waar medewerkers elkaar ontmoeten. Hybride vergaderingen vinden niet per se plaats tijdens kantooruren. Daarnaast is de output van de medewerkers belangrijker dan hun werktijden. Blijf scherp en onthoud dat als je medewerkers elkaar niet regelmatig treffen er onnodige misverstanden ontstaan. Faciliteer daarom dat jouw medewerkerkers thuis – en op kantoor elkaar vaak genoeg treffen door bijvoorbeeld de inzet van online vergaderingen. Nu je bent overgestapt of wilt overstappen naar een hybride werkomgeving, is het verstandig de bedrijfscultuur te herzien. Hoe ziet deze eruit binnen een hybride werkomgeving? En welke stappen kun je als werkgever ondernemen om de bedrijfscultuur te bevorderen.
Besef als werkgever dat de meeste medewerkers behoeften hebben en houden aan social contact. Vooral met de medewerkers waar zij dagelijks mee te maken hebben. Ook al maakt de technologie momenteel veel mogelijk, uit onderzoek is gebleken dat men pas écht verbinding voelt bij het fysiek samenkomen. Loop daarom zeker niet weg voor het sociale aspect en plan op reguliere basis een afspraak in, zoals een fysieke vergadering, borrel of vaste kantoordag.
Wat daarnaast ook kan helpen is het fysieke aspect nabootsen tijdens je online vergadering. Wat gebeurt er vaak na een vergadering op kantoor? Je gaat nog even napraten met je medewerkers. Zorg er daarom voor dat je de vergadering 10 minuten langer inplant dan normaal. Zo hebben jullie nog 10 minuten de tijd om na te praten over zakelijke of persoonlijke kwesties. Hiermee creëer je sociale cohesie en medewerkerswelzijn en dat resulteert weer in een hogere productiviteit.
Neem dan geheel vrijblijvend contact op met onze specialisten. Zij staan je graag te woord om een persoonlijk advies op maat te geven.
